Eine Ausschreibung zu erstellen bedeutet mehr, als Leistungen, Budget und Abgabefrist in einem Dokument zusammenzufassen. Eine gute Ausschreibung beschreibt ein Vorhaben so klar, dass passende Dienstleister den Bedarf verstehen, belastbare Angebote abgeben und ihre Leistungen transparent darstellen können.
Das gilt für öffentliche Vergabeverfahren ebenso wie für private Ausschreibungen, Agentur-Pitches und Whitelabel-Projekte. Je genauer die Anforderungen formuliert sind, desto besser lassen sich Angebote vergleichen und Missverständnisse im späteren Projektverlauf vermeiden.
Was eine gute Ausschreibung auszeichnet
Eine professionelle Ausschreibung beantwortet vor allem fünf Fragen:
- Was soll umgesetzt oder beschafft werden?
- Welches Ziel verfolgt das Projekt?
- Welche Leistungen und Ergebnisse werden erwartet?
- Nach welchen Kriterien werden die Angebote bewertet?
- Welche formalen Vorgaben müssen Anbieter einhalten?
Die Ausschreibung sollte dabei weder unnötig offen noch übermäßig detailliert sein. Unklare Anforderungen erschweren die Kalkulation. Zu enge Vorgaben können dagegen innovative Lösungen ausschließen oder den Wettbewerb unnötig begrenzen.
1. Ziel und Ausgangssituation beschreiben
Beginne mit dem fachlichen Kontext. Beschreibe, warum das Projekt notwendig ist, welche Ausgangssituation besteht und welches Ergebnis erreicht werden soll. Anbieter können ihre Vorgehensweise nur dann sinnvoll planen, wenn sie nicht nur einzelne Aufgaben, sondern auch den übergeordneten Zweck verstehen.
Für eine digitale Ausschreibung können beispielsweise folgende Informationen relevant sein:
- bestehende Websites, Shops, Portale oder Schnittstellen
- technische Systeme und eingesetzte Technologien
- Zielgruppen und Nutzeranforderungen
- bestehende Inhalte, Datenbestände oder Designsysteme
- interne Ansprechpartner und Entscheidungswege
- Abhängigkeiten zu anderen Projekten oder Dienstleistern
Formuliere Ziele möglichst konkret. Statt „Die Website soll moderner werden“ ist beispielsweise klarer: „Die Website soll technisch aktualisiert, barriereärmer bedienbar und für die Pflege durch interne Redakteurinnen und Redakteure optimiert werden.“
2. Leistungsumfang und Ergebnisse definieren
Im Mittelpunkt jeder Ausschreibung steht die Leistungsbeschreibung. Sie sollte verständlich machen, welche Aufgaben der Auftragnehmer übernimmt und welche konkreten Ergebnisse am Ende erwartet werden.
Leistungen statt Schlagworte beschreiben
Begriffe wie „ganzheitliche Betreuung“, „moderne Technologie“ oder „nutzerzentrierte Umsetzung“ sind als Orientierung geeignet, aber allein nicht prüfbar. Ergänze sie deshalb durch konkrete Leistungen, Liefergegenstände und Qualitätsanforderungen.
Bei einem Web- oder Softwareprojekt können das zum Beispiel sein:
- Konzeption und Dokumentation der technischen Architektur
- Entwicklung definierter Funktionen und Schnittstellen
- Migration oder Aufbereitung vorhandener Inhalte
- Qualitätssicherung und browserübergreifende Tests
- Übergabe von Quellcode, Dokumentation und Zugangsdaten
- Schulung von Redaktions- oder Projektteams
- Wartung, Support und Weiterentwicklung nach dem Go-live
Muss-Kriterien und optionale Leistungen trennen
Teile Anforderungen in verbindliche Muss-Kriterien und optionale Leistungen auf. So erkennen Anbieter, welche Punkte zwingend erfüllt werden müssen und an welchen Stellen sie Varianten oder Zusatzleistungen anbieten können.
Definiere außerdem, welche Ergebnisse erwartet werden. Das können beispielsweise ein klickbarer Prototyp, ein technisches Konzept, ein funktionsfähiges Modul, eine API-Dokumentation oder ein abgestimmtes Betriebskonzept sein.
3. Anforderungen prüfbar formulieren
Eine Anforderung ist besonders hilfreich, wenn sie überprüfbar ist. Vermeide daher möglichst unpräzise Formulierungen wie „schnell“, „intuitiv“ oder „skalierbar“, wenn nicht erklärt wird, woran die Erfüllung gemessen wird.
Prüfbare Anforderungen können sich beispielsweise auf folgende Aspekte beziehen:
- unterstützte Systeme, Browser oder Schnittstellen
- Reaktionszeiten und Verfügbarkeit
- Benutzerrollen und Berechtigungen
- Import- und Exportformate
- Dokumentation und Übergabe
- Testverfahren und Abnahmekriterien
- Datenschutz, Sicherheit und Betrieb
Wenn bestimmte technische Lösungen nicht zwingend vorgeschrieben sind, beschreibe besser das gewünschte Ergebnis oder die Funktion. Bei öffentlichen Aufträgen verlangt § 31 VgV eine Leistungsbeschreibung, die ein klares Bild vom Auftragsgegenstand vermittelt und vergleichbare Angebote ermöglicht. Verweise auf bestimmte Produkte, Verfahren oder Hersteller sind dort grundsätzlich nur unter bestimmten Voraussetzungen und mit dem Zusatz „oder gleichwertig“ zulässig.
4. Zeitplan, Budget und Rahmenbedingungen angeben
Anbieter benötigen ausreichend Informationen, um Aufwand, Teamgröße und Verfügbarkeit realistisch einzuschätzen. Dazu gehören insbesondere:
- Veröffentlichungs- oder Versanddatum der Ausschreibung
- Frist für Fragen
- Abgabetermin für Angebote
- geplanter Projektstart
- wichtige Meilensteine und Abnahmetermine
- gewünschter Fertigstellungs- oder Go-live-Termin
- Budgetrahmen oder gewünschte Preisstruktur
Wenn ein Budget genannt wird, solltest du erläutern, worauf es sich bezieht: nur auf die einmalige Umsetzung, auf laufenden Betrieb, auf optionale Leistungen oder auf einen mehrjährigen Zeitraum. Alternativ kannst du eine transparente Kalkulation nach Arbeitspaketen, Tagessätzen oder Leistungsphasen verlangen.
Auch organisatorische Rahmenbedingungen gehören in die Ausschreibung. Dazu zählen etwa bestehende Dienstleister, verfügbare Ansprechpartner, Abstimmungsprozesse, Arbeitsorte, Anforderungen an Geheimhaltung oder Vorgaben für die Kommunikation.
5. Angebotsunterlagen eindeutig festlegen
Lege fest, in welcher Form die Angebote eingereicht werden sollen und welche Bestandteile erforderlich sind. Eine mögliche Struktur umfasst:
- Unternehmensvorstellung und Ansprechpartner
- Verständnis der Aufgabenstellung
- vorgeschlagene Vorgehensweise
- Projektteam und Rollen
- vergleichbare Referenzen
- Projektplan und Meilensteine
- technisches Konzept
- Risiken und Abhängigkeiten
- Preis und Zahlungsbedingungen
- Angaben zu Support, Betrieb und Weiterentwicklung
Je genauer du die gewünschte Struktur vorgibst, desto besser kannst du die eingehenden Angebote vergleichen. Gleichzeitig solltest du Anbietern ausreichend Raum für eigene Lösungsansätze lassen, wenn die Aufgabe nicht vollständig vorab festgelegt werden kann.
6. Eignungs- und Zuschlagskriterien unterscheiden
Bei der Bewertung von Angeboten ist es sinnvoll, zwischen Eignung und Zuschlag zu unterscheiden. Eignungskriterien beantworten die Frage, ob ein Unternehmen grundsätzlich in der Lage ist, den Auftrag auszuführen. Dazu können Erfahrung, personelle Kapazitäten, technische Ausstattung oder vergleichbare Referenzen gehören.
Zuschlagskriterien bewerten dagegen das konkrete Angebot. Typische Kriterien sind:
- Qualität und Nachvollziehbarkeit des Konzepts
- fachliche Qualifikation des vorgesehenen Teams
- technische Qualität und Zukunftsfähigkeit
- Projektorganisation und Kommunikation
- Liefer- oder Umsetzungszeit
- Preis oder Gesamtkosten
Bei öffentlichen Aufträgen müssen Zuschlagskriterien mit dem Auftragsgegenstand verbunden, bestimmt und überprüfbar sein. Außerdem sind die Kriterien und ihre Gewichtung in der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen anzugeben. Das ergibt sich aus § 127 GWB und wird in § 58 VgV konkretisiert.
Bewertungsmatrix vorbereiten
Eine Bewertungsmatrix hilft dir, die Entscheidung transparent vorzubereiten. Weise jedem Kriterium eine Gewichtung zu und beschreibe, woran eine gute, ausreichende oder unzureichende Erfüllung erkennbar ist.
Beispielhaft kann eine Matrix folgende Bereiche enthalten:
- fachliches und technisches Konzept: 35 Prozent
- Projektteam und Vorgehensweise: 25 Prozent
- Referenzen und Erfahrung: 15 Prozent
- Preis: 25 Prozent
Die konkrete Gewichtung hängt vom Projekt ab. Wichtig ist, dass sie vor der Bewertung feststeht und zur Bedeutung der jeweiligen Kriterien passt.
7. Fragen, Präsentationen und Verhandlungen planen
Gerade bei komplexen digitalen Projekten lassen sich offene Punkte nicht immer vollständig in einer Ausschreibung klären. Definiere deshalb einen geregelten Prozess für Fragen und Antworten. Lege fest, bis wann Fragen eingereicht werden können und wie Antworten für alle teilnehmenden Anbieter zugänglich gemacht werden.
Wenn Präsentationen oder Workshops vorgesehen sind, beschreibe deren Ablauf bereits in der Ausschreibung. Dazu gehören Dauer, Teilnehmerkreis, erlaubte Unterlagen und die Frage, ob die Präsentation selbst bewertet wird.
Bei privaten Ausschreibungen kannst du außerdem Verhandlungsrunden, Pilotphasen oder eine Konzeptpräsentation vorsehen. Öffentliche Auftraggeber müssen dagegen das gewählte Vergabeverfahren und die dafür geltenden Regeln beachten.
8. Rechtliche und technische Rahmenbedingungen berücksichtigen
Je nach Projekt müssen zusätzliche Vorgaben berücksichtigt werden. Dazu können Datenschutz, Informationssicherheit, Barrierefreiheit, Urheber- und Nutzungsrechte, Hosting, Dokumentation oder Anforderungen an die digitale Souveränität gehören.
Beschreibe außerdem, wem Arbeitsergebnisse, Quellcode, Designs, Dokumentationen und Nutzungsrechte nach Projektende gehören sollen. Unklare Rechtefragen können später zu Verzögerungen und zusätzlichen Kosten führen.
Bei öffentlichen Vergaben kann die Leistungsbeschreibung auch qualitative, innovative, soziale oder umweltbezogene Aspekte enthalten, sofern diese mit dem Auftragsgegenstand verbunden und verhältnismäßig sind. Die VgV regelt diese Möglichkeiten in § 31. Für europaweite öffentliche Bekanntmachungen werden die standardisierten TED-eForms verwendet.
Häufige Fehler beim Erstellen einer Ausschreibung
Viele Ausschreibungen scheitern nicht an fehlenden Informationen, sondern an widersprüchlichen oder unklaren Vorgaben. Besonders häufig sind:
- ein zu allgemein beschriebenes Zielbild
- fehlende Informationen zu bestehenden Systemen
- keine klare Trennung von Pflicht- und Wunschleistungen
- unklare Abnahmekriterien
- nicht nachvollziehbare Bewertungsmaßstäbe
- zu kurze Fristen für Rückfragen und Angebotserstellung
- fehlende Angaben zu Budget, Vertragslaufzeit oder Zahlungsmodell
- technische Vorgaben ohne Begründung oder Bezug zum Projektziel
- unklare Zuständigkeiten auf Auftraggeberseite
Bitte vor dem Versand eine fachliche und redaktionelle Prüfung ein. Lass idealerweise auch eine Person aus dem späteren Projektteam die Ausschreibung lesen. Wenn sie die Aufgabenstellung nicht ohne zusätzliche Erklärungen versteht, ist das ein wichtiges Signal für Nachbesserungen.
Checkliste für deine Ausschreibung
Mit dieser kurzen Checkliste kannst du die wichtigsten Punkte prüfen:
- Ist das Projektziel verständlich beschrieben?
- Sind Ausgangssituation und bestehende Systeme dokumentiert?
- Sind Leistungsumfang und erwartete Ergebnisse eindeutig?
- Sind Muss-Kriterien und optionale Leistungen getrennt?
- Sind Anforderungen mess- oder prüfbar formuliert?
- Sind Zeitplan, Budget und Rahmenbedingungen genannt?
- Ist klar, welche Angebotsunterlagen eingereicht werden müssen?
- Sind Eignungs- und Zuschlagskriterien nachvollziehbar?
- Ist die Bewertungsmethode vorab definiert?
- Sind Rechte, Datenschutz, Sicherheit und Betrieb berücksichtigt?
- Sind Fragen, Präsentationen und der weitere Ablauf geregelt?
Fazit: Eine gute Ausschreibung schafft die Grundlage für gute Angebote
Wenn du eine Ausschreibung erstellst, solltest du nicht nur den gewünschten Leistungsumfang beschreiben. Entscheidend ist, dass Anbieter die Ausgangssituation verstehen, den Aufwand realistisch kalkulieren und ihre Lösung an nachvollziehbaren Kriterien ausrichten können.
Eine klare Struktur, prüfbare Anforderungen und transparente Bewertungskriterien verbessern die Vergleichbarkeit der Angebote. Für Agenturen und Unternehmen schafft das außerdem eine gute Grundlage, um technische Partner, spezialisierte Dienstleister oder Whitelabel-Partner gezielt auszuwählen.
Bei öffentlichen Ausschreibungen kommen die jeweils geltenden vergaberechtlichen Anforderungen hinzu. Dieser Beitrag bietet deshalb eine praktische Orientierung, ersetzt aber keine individuelle vergaberechtliche Prüfung.
Du planst eine digitale Ausschreibung?
Wenn du einen technisch kompetenten Partner für dein Projekt, eine laufende Ausschreibung oder ein Whitelabel-Vorhaben suchst, sprich mit uns über deine Anforderungen. Wir helfen dir dabei, technische Fragestellungen einzuordnen, Leistungsumfänge realistisch zu bewerten und passende Umsetzungsszenarien zu entwickeln.
